TCO: Mit jelentenek a flottaüzemeltetés elemei a mobilitási költségvetésnek

Miért fordulhat elő, hogy elég sokat dolgozunk azon, hogy keretek kötött tartsuk a flottaüzemeltetés költségeit még sem sikerül tartani a büdzsét? Aki már találkozott ezzel a kérdéssel azoknak ajánlom ezt a cikket.

A kérdés valójában a flottakezelés csapdájára utal, hiszen azok a költségelemek, amikkel nap mint nap foglalkozik egy flottamenedzser, a kisebb hányadát teszik ki a teljes költségvetésnek. Viszont úgy érezzük ezeken tudnánk a napi munkánk során „spórolni”. A flottamérettől függően naponta több karbantartási-javítási eseményt kezelünk és a napi munkaidőnk jó részét ez teheti ki. Ugyanakkor a karbantartási költségek valójában 10%-nál alacsonyabb részét képezik csak a teljes költségnek. Gumiabroncs szezon kétszer három hónapig tart, azzal is van mit tenni, ott is próbálunk költséget megtakarítani. Hasonló a bér- és csereutó kezelése, munka van vele, de a költségek elenyésző részét teszi ki.

Tankolni nem a flottamenedzser tankol jó esetben csak betölti a számlákat egy rendszerbe, ráhatása sincs nagyon, de flottától függően akár a költségek 25%-át is kiteheti az üzemanyag.

Autót beszerezni még ritkábban szoktunk, ott is leginkább a már kiválasztott modell árából vagy bérleti díjából próbálunk alkudni. Pedig itt megy el a költség 25-40%-a.

Érzelmileg közelebb állunk azokhoz a tevékenységekhez, amiket sűrűbben végzünk, több munkát, problémát okoznak. Emiatt túlértékeljük ezek súlyát a költségvetésben is. Ezért érdemes számolni, statisztikákat készíteni.

Persze önmagban a statisztika nem segít a költségvetés kezelésében, csak akkor, ha hatásos akciókat teszünk mögé. És ezeket az akciókat lehet a legjobban a TCO alapján megtervezni. A költség számok mellett figyelni kell az ügyfelek (használók) elégedettségére is. Leginkább azt is mérésekkel alátámasztva a folyosói beszélgetések helyett (minőségbiztosítás).

De mi is az a TCO?

A TCO a tulajdonlás teljes költsége (Total Cost of Ownership) az ÖSSZES költség, ami a gép, berendezés, gépjármű teljes tulajdonlása (rendelkezésre állása) alatt keletkezik. Tehát minden olyan közvetlen vagy közvetett költség, kiadás, ami enélkül nem keletkezne! Beleértve az előre kalkulálható költségeket is, vagy az eseti előre nem látható kiadásokat, a flottakezelés költségét a számlát könyvelő kolléga díjától a parkolóház üzemeltetésén keresztül a flottamenedzser foglalkoztatásának teljes költségéig.

Egy általános TCO kontrolling rendszer így néz ki:

Autónként pakoljuk egy-egy „dobozba” a számlákat a dobozon feltüntetjük a költségnem nevét és az autó rendszámát. Később összegyűjthetjük a dobozokat a ráírt költségnemek alapján és csoportosíthatjuk a ráírt rendszámok szerint is. És az így csoportosított dobozokban lévő számlák összegét összeadjuk. Persze így dobozolva sokáig tartana, ezért használunk számítástechnikai eszközöket. Leginkább Excel táblában szűrünk. Ez pár autóig elmegy, több tucat vagy több száz autónál és sok költséghelyél már fejfájást okozhat és okoz is.

A gépjárművek használói a harmadik dimenzió, ők átadhatják-átvehetik a gépjárműveket akár naponta is tehát a gépjármű-használó mozgást kell követnünk. Ez a HR, pénzügy és a kontrolling hatásköre, hogy milyen rendszerben számolják a költségeket.

Melyek a lehetséges költségelemek?

• Finanszírozás, amortizáció, értékcsökkenés (bérleti díj)
• Üzemanyag, energia (+kártyaköltség)
• Üzemeltetési szolgáltatások (karbantartás, javítás, gumiabroncs, segélyszolgálat)
• Biztosítási díjak (KGFB, Casco, Gap, Életbiztosítás)
• Adók, illetékek (teljesítmény adó, cégautó adó, ÁFA%, átírási illeték)
• Futamidő végi költségek (túlfutás, sérülések, RV elszámolás, a használt gépjármű értékesítésének költségei)
• Balesetek (önrész, amortizáció)
• Csereautó
• Egyéb szolgáltatások (AP matrica, parkolások, büntetések, őrzés tárolás)
• Flottakezelés adminisztráció (flottakezelő/ügyfélszolgálat (külső/belső) költsége, könyvelés-
  kontrolling, IT, telefon, reklamáció-panasz-minőségbiztosítás)
• Láthatatlan költségek (döntéshozók költségei, HR költségek, kockázatkezelés költségei, kieső munkaidő)

A fenti elemek attól függően költségek vagy éppen bevételek, hogy a flottakezelés melyik szereplője vagyunk. Egy finanszírozó banknak a kamat és kezelési költség az bevétel, a használó cégnek kiadás. Ha magunk finanszírozunk, de a flottakezelést kiszervezzük, akkor a flottakezelőnek az adminisztrációs díj bevételt jelent, nekünk kiadást.

Ez így túl bonyolult?

Nem igazából. Amennyiben a kontrolling egységeket naprakészen tartjuk (melyik autó melyik használónál van és milyen költséghelyre és/vagy telephelyre esetleg projekthez tartozik), akkor a számlákat elég autóhoz (rendszám) és használóhoz könyvelni. A többi már automatikusan történik. Személyi használatú autóknál egyszerűbb a használó hozzárendelése. Közös használatú gépjárműveknél a legegyszerűbb, ha valamilyen kártyaleolvasó rendszert használunk.

Akkor mégis hogyan számoljuk?

Beszéljük át az egészet a pénzügyi vezetővel, főkönyvelővel kontrolling vezetővel, nekik milyen igényük van. Amennyiben ők nem akarják külön látni az elemeket, és nem könyvelik külön, akkor azt magunknak kell megoldani. Ha a könyvelés külön sorokon tartja nyilván a költségelemeket akkor már csak tőlük kell az adatokat átvennünk. Már ha nem használunk flottakezelő rendszert, mert akkor abban lesz a számla kezelése és onnan megy a könyvelésre.

Listázzuk a figyelembe veendő számlákat és szállítókat. Milyen szállítótól milyen költségelemhez kerülnek számlák. Előre döntsük el, hogy ha egy számlán két vagy több költségelem van (pl. javítás és csereautó) akkor azt szétkönyveljük vagy a mérvadó legnagyobb tételhez vesszük az összeset. Kössük oda a szállítót a meghatározott költségnemhez. Egy biztosító társaságtól vagy brókertől nagy valószínűséggel biztosítói számlát kapunk, önkormányzattól adót vagy büntetést, márkaszerviztől javítás vagy karbantartás, gumiabroncs szolgáltatótól gumiabroncs+csere+tárolás valamelyikét.

A számlákhoz legyen RENDSZÁM vagy HASZNÁLÓ!

A rendszám nélküli (állandó) költségeket is vegyük figyelembe és osszuk szét a legegyszerűbben, egyenlő arányban autónként.

Flottakezelő szoftver alkalmazásánál maga a rendszer tudja szétválogatni a saját cikktörzse vagy jobkód táblázata alapján. Ebben az esetben nekünk a cikktörzset vagy a jobkód táblázatot kell a fent említett rendszerbe foglalnunk.

Amennyiben így rendszerezzük a számlákat, akkor minden pillanatban tudni fogjuk mire mit költöttünk és az az összes költségnek mekkora hányada.

Hogy néz ki egy általános TCO kőrdiagram?

Valami ilyesmi…

Ok, eddig megvagyunk. Havonta készítsünk összefoglalást a költségnemekről akár havi bontásban, akár halmozott éves összesítésben. Figyeljük melyik költségnem hogyan alakul. És ekkor elkezdhetünk akciókat gyártani. Mi kell ahhoz, hogy az X vagy Y költségelemet csökkenteni tudjuk. Tervezzük meg, hajtsuk végre és figyeljük az eredményt.

Még egy kihívás, hogy az egyes gépjárművek költségeit hogyan tudjuk összevetni eltérő futásteljesítménynél. A legegyszerűbb módszer, ha futott kilométerre vetített költségekkel számolunk.

Igy össze tudjuk hasonlítani a sokat futó gépjárműveket a magánhasználatú napi kisebb távolságokon használt autókkal.

De össze lehet hasonlítani az egyes költséghelyeken használtakat, vagy a dízelt az elektromossal stb. A lényeg, hogy legyen adatunk hozzá.

A TCO diagramból látható, hogy a legnagyobb költségelemek jó része a cégautó szabályzat által már meghatározott. Ha engedjük a nagyobb teljesítménnyel és súllyal rendelkező autókat akkor (azon túl, hogy ezek még többe is kerülnek) már determinálunk egy magasabb üzemanyag/energia fogyasztási szintet.

Ez havonta több ezer forintokat jelenthet autónként. Ezt karbantartási költségen való spórolással már nem lehet visszahozni.

Ha megveszünk vagy bérelünk egy ilyen autót, akkor az a következő három-öt évben már generálni fogja a többlet költségeket. Akár tetszik akár nem már nem tudunk változtatni rajta. Még akkor sem, ha egy rosszabb üzletmenet miatt csökkenteni kellene a költségeket.

Ha a cégautó szabályzat megengedő a szabálysértésekkel és/vagy balesetek okozásával szemben, az szintén havi több ezer forintos többletkiadás generál, ami szintén nem kompenzálható a gumiabroncs árának alkudozással való csökkentésével. Viszont alkalmas arra, hogy a beszállító nem feltétlenül a mi autónkat részesítse előnyben.

Egy bonyolult szabályokat és sok bizonylatot használó vállalatnál, informatikai rendszer nélkül akár egy-két munkatárssal több foglalkozik a flotta üzemeltetésével, ami havonta autónként szintén több ezer forintos költséget jelenthet. Nem csak a közvetlen flottamenedzsmentnél, hanem például a könyvelésnél is. Vagy nem foglalkozik több kolléga, viszont akkor a többi költség emelkedik és a gépjármű használói sem lesznek jól kiszolgálva.

Hogy mégis egyes napi tételek mit jelenthetnek, itt van néhány nagyon átlagos példa.

Középkategóriás gépjármű 5-8 millió Ft bruttó listaáron, havi 3-5000 km futásteljesítménnyel, 36-48 hónapos futamidővel. Havi TCO kb. 150 000 – 300 000 Ft nettó.