Flottaüzemeltetés vs. Flotta költségvetés

Flottaüzemeltetés vs. Flotta költségvetés

Nagyon nehéz optimális megoldást arra ki és hogyan kezelje a céges autókat. A gépjármű flottakezelésben sok eltérő érdek több szinten találkozik. Ahhoz, hogy megértsük a nehézségeket érdemes végignézni a szereplőket:

• A cég vezetése ami a költségkeretet adja a gépjárművek beszerzéséhez és üzemeltetéséhez. Ezt a szintet az érdekli, hogy a költségvetés legyen jól tervezett és tartsák be. Emellett ne jöjjenek problémák a többi szintről.

• A cég logisztikai, szolgáltató vagy értékesítési részlegei (az üzlet) akiknek szüksége van a gépjárművekre a munkavégzéshez. A megfelelő gépjármű a megfelelő időben, ne legyen fennakadás az üzletmenetben.

• A használók akiknek vagy a mindennapi munkájuk ellátásához szükséges eszköz a gépjármű, vagy a pozícióhoz kapják béren kívüli juttatásként. Tudjanak rendes körülmények között dolgozni. Emellet hozzájuthatnak a megfelelő státuszszimbólumhoz is.

• A HR osztály az aktuális munkaerő-piaci helyzetnek megfelelően használja a gépjárművet motivációs eszközként. Olyan gépjárművet adjon a cég, ami segít az értékes munkaerő megszerzésében és megtartásában.

• A Marketing (CSR) a cég arculatának megfelelő járműveket szeretne látni amiket reklámfelületként is lehet alkalmazni.

• • A pénzügy szeretne minden számlát leigazoltan időben megkapni.

• A szállítók nagyobb forgalmat szeretnének, folyamatosan nyomulnak jobbnál jobb ajánlatokkal

• A flottakezelő pedig megpróbál az összes szereplőnek megfelelni akár külső akár belső szolgáltató.

Egy nagyobb flottakezelő szervezetben van esély arra, hogy többé-kevésbé megfeleljenek a fenti elvárásoknak. Lehetnek benne magasan képzett tapasztalt szeniorok, akik büdzsében gondolkodnak, értik a kockázatkezelést és aktívan végzik is, vannak olyanok akik a műszaki vagy logisztikai kérdésekben tudnak megfelelni a kihívásoknak. Emellett megfelelő mennyiségű ügyfélszolgálati személyzet áll rendelkezésre, olyanok, akik a napi ügyekben, az események kezelésében jeleskednek. Ez mind más profil, más döntési szint és természetesen más személyi költség is társul hozzájuk.
Pár fős szervezet, egyszemélyes vagy félállású flottakezelő nem tud az összes kívánalmaknak megfelelni. Rendszerint tüzet olt:  eseményt kezel, telefont kapkod, beszállítókkal vitázik, számlát ellenőriz, Excel táblát babrál.
Törvényszerű, hogy valamelyik (vagy mindegyik) érdekelt sérelmeket szenved:

• • • nem jó a büdzsé, nem tartható
    • nincs rendelkezésre álló gépjármű: vagy kevés az autó, esetleg szervizben vannak vagy ami van, az nem megfelelő
    • a felhasználó nem éri el telefonon a flottamenedzsert: mi ez a sárga lámpa a műszerfalon, valaki mossa le az autómat, téligumi kell most azonnal
    • a konkurencia nagyobb presztízsű autót ad
    • “zöld” cégként benzinzabáló terepjárókat használunk
    • mindig késnek a számlák, nem tudunk időben fizetni és ÁFA-t bevallani, rosszak az elhatárolások
    • ennél nagyobb forgalmat ígért, miért a másikhoz ment javíttatni?

Jelenleg három (és fél) megoldás található a piacon

1. 1. 1. 1. 1. Belső szolgáltatással ellátni: nagy flottánál, saját flottakezelő szervezet végzi a feladatot
            2. Kiszervezett flottakezelés (operatív leasing, tartós bérlet): egy flottakezelő megbízása az összes feladat ellátásával

         

         1. Hibrid flottakezelés: a két megoldás közötti széles skálán bármi. Legtöbbször a finanszirozási része van kiszervezve (pénzügyi vagy operatív lízing) és a kezelés történik belülről, emellett egy-egy kockázati elemet (biztosítás, karbantartás+gumiabroncs, segélyszolgálat) ki vagy éppen visszaszerveznek. Az ügyfélszolgálat is megosztott, van amiben a belső szervezetet van amivel a külső szolgáltatót kell megkeresni.
         2. A fentiek mellett egyre több esetben egy szakértői szervezet (flotta tanácsadó, fleeter) ékelődik be a belső és a külső szervezet közé, kvázi kiszervezve a szakértelmet.

   A teljes büdzsé kezelését, a HR kontrollt és a gépjárművek kapacitás-kezelését (üzlet logisztika) elvétve szervezik ki.

   A fejlett piaci példák azt mutatják, hogy a kettes megoldás a legolcsóbb, viszont mégsem működik minden esetben.

   Miért van ez így?

   Véleményem és tapasztaalatom szerint nagy a szakadék a Flottakezelés gazdasági része és a napi operatív része között. Ahhoz, hogy valaki mindkét részt kezelni tudja, ahhoz ismernie kell a flottakezelést kívül-belül. Éveket kell eltölteni ahhoz, hogy megismerjük, megtanuljuk és elfogadjuk minden szereplő érdekét, és hozzájárulását a rendszer működéséhez. Egyszerre kell lenni HR-esnek, beszerzőnek, autó értékesítőnek és szerelőnek, ügyfélszolgálatosnak. Különösen ismerni kell a pénzügyi és kockázatkezelés lehetőségei és buktatóit, egy cég költségvetés tervezési folyamatait. és természetesen az adózási és számviteli szabályokat. Ilyen felkészült kolléga kevés van a piacon aki hidat tudna képezni egy cég pénzügyi vagy ügyvezető igazgatója és a napi ügyekben elmerülő flottamenedzser között. Olyan kollégák vannak, akik vagy az egyik vagy a másik véglettel tudnak szót érteni. A nagy profi flottakezelők sem tudnak szakértőként fellépni ilyen felkészült szakember hiányában, emiatt előfordul, hogy ők is autót és finanszírozást árulnak. De a flottával rendelkezők sem látják át sokszor egy-egy ügylet előnyeit vagy hátrányait, nehéz kezelni egy részletes több száz oldalas szerződést a mellékleteivel.

2. 
3. Emiatt kialakul egy bizalmi szakadék és
   • kisebb tapasztalatlan szereplők lépnek a piacra betöltendő a keletkezett űrt
   • egyre gyakoribb tendereztetés folyik
   • szakértő cégeket alkalmaznak
   • olyan részletes, mindent szabályozó tenderek jelennek meg, aminek nem lehet megfelelni
   • sűrű a szolgáltatóváltás, vagy megosztják a flottát szolgáltatók között
   • visszaszervezik részben vagy egészben a flottakezelést
   • kialakul a piaci szereplők presztízsét romboló ígérgetés verseny

   Nem nehéz belátni, hogy a fenti megoldások nem feltétlenül eredményeznek kisebb flottakezelési költségvetést. Az operatív kiszolgálás színvonala nem az elvártnak megfelelő, a futamidő végén fájdalmas meglepetések lehetnek (esetleg már a futamidő közben is).

   Én azt mondom két járható út van:

   1. Teljesen kiszervezni a tevékenységet egészen a költségvetés megtervezéséig és betartásáig. Nagyon szakszerű Flottapolitikával (Fleet Policy) és jól felépített szolgáltatási szint megállapodással (SLA) optimális megoldást lehet találni az összes résztvevő számára. Kérdés van olyan piaci szereplő, aki ezt a feladatot el tudja látni?
   2. A finanszírozáson kívül mindent belsőleg kezelni. Ehhez feltétlenül szükséges egy fejlett, a flottakezelést és pénzügyi kontrollingot is támogató integrált informatikai megoldás, lehetőség szerint olyan szolgáltatóval, ahol a flottakezelés szakmai támogatása is megvan. Ebben az esetben kis létszámú flottacsoporttal is jól lehet szolgáltatni az összes résztvevő felé. A szakszerű Flottapolitika (Fleet Policy) és ügyfél-elégedettségi visszacsatolás így is szükséges