Kell-e nekünk flottaszoftver?

Igen is meg nem is.

Ha a flottakezelésünket teljes egészében kiszerveztük egy cégnek, akkor nincs értelme. Ha több cég szolgáltatja a flottakezelést, esetleg még a finanszírozó is más, akkor érdemes elgondolkozni rajta. Későbbiekben kifejtem miért.

Akkor sem szükséges nagyon, ha pár autónk van és a használók maguk intéznek mindent a biztosítás megkötésétől a kötelező szervizig, az autópálya matrica megvételétől a szezonális gumicserékig, a tankolástól a parkolásig.

Tehát akkor mikortól érdemes?

A céljaink és a lehetőségeink határozzák meg.

Ha másoknak kezeljük az autókat akkor kérdés nélkül kell!

Véleményem szerint a 21. században nem lehet magas szintű szolgáltatást nyújtani Excel táblákkal. Ráadásul nagy kockázatot vállalunk vele mert:

• egy rossz mozdulattal kitörölhetjük az egészet
• követhetetlenek az össze-vissza linkelt lapok és táblázatok
• csak egy valaki ért hozzá
• az ügyfelek egy bérlési ciklus után otthagynak minket a kezeletlen problémák miatt

Ha saját autókról van szó akkor adok néhány támpontot.

Amennyiben szeretnék látni a gépjárművekkel kapcsolatos összes költséget azért mert:

• látni szeretnénk mennyibe kerül nekünk a HR szempontok alapján adott gépjármű
• nem tudjuk tervezni és kezelni a költségvetést, elszálltak a költségeink
• csökkenteni szeretnénk az adózási kockázatainkat
• egy-egy projektre, költséghelyre, ügyfélre bontva költségelünk
• céges-magánhasználatot alkalmazunk
• nem tudunk már eligazodni a több flottakezelő számlái között (lsd több flottakezelő)

(Érdemes elolvasni a TCO-ról szóló cikket a Flottaokosan.hu-n vagy regisztráció után megnézni a kapcsolódó webinárium felvételét)

Ha túl sok energiát és személyi erőforrást igényel a gépjármű használók kezelése mert:

• sok egyéni igényt támasztanak
• magas a havi futásteljesítmény és az ezzel járó magas eseményszám
• sűrűn cserélnek autót egymás között (fluktuáció vagy kulcsos autó)
• sok a baleset, bírság
• elvesztik a dokumentumokat, az üzemanyag kártyát, a kocsikulcsot stb.
• nem tudják mikor hova kell menni kötelező szervizre, gumiabroncs cserére
• egyedileg kell kezelni a tankolási, parkolási, autópálya matrica számlákat
• nem tudjuk melyik autónk és kollégánk melyik flottakezelőhöz tartozik (lsd. több flottakezelő)

Szeretnénk az autók és a járművezetők kapacitását tervezni mert

• sok munkára kevés szervizautó jut és nem látjuk merre járnak
• egy-egy értékesítő nagy körzetet lát el
• sok a bérautó és taxi számlánk
• sok autó van szervizben és sok idő töltenek ott

Emellett van 10+ gépjárművünk és fél vagy negyed dolgozói kapacitásunk mindenre.

Nos ilyenkor már érdemes elgondolkozni egy profi flottakezelői szoftver beszerzésén.

Melyiket vegyük?

Figyeljünk oda, mert ha csak számlákat kezelünk (iktatjuk, ellenőrizzük, kontírozzuk), ahhoz a meglévő vállalatirányítási vagy könyvelő szoftverünk is alkalmassá tehető. Csak ezért ne vegyünk komplex flottakezelő szoftvert.

Ha pár saját autónk van és tényleg csak néhány adat rögzítése és nyomon követése a feladat, akkor vannak egyszerű online megoldások. Ezektől túl sokat ne várjunk, teszik amire kitalálták őket. Arra viszont tökéletesek.

Minden más esetben már érdemes olyat választani, ami:

• az alap funkciókat legalább teljesíti (ez a minimum)
• automatikusan tud riasztani, figyelmeztetéseket küldeni
• kitölti helyettünk az unalmas nyomtatványokat
• van használói mobil felülete az önkiszolgáláshoz
• tud tárolni különböző dokumentumokat (forgalmi, meghatalmazások, KGFB zöldkártya stb.)
• rugalmas, bővíthető
• egyedi igényeket is ki tud szolgálni
• rendelkezik interfészekkel, vagy hamar ki tud alakítani ilyet
• már most vannak olyan moduljai, amikre később szükségünk lehet (pl. kulcsos autó kezelése)
• jól kezeli a különböző felhasználói szinteket
• ad riportokat vagy adatbázis feladást a saját BI rendszerünkhöz
• biztonságos (adatszivárgás és adatvesztés ellen is)
• GDPR!

Ami pluszt jelenthet:

• követi a jogszabályokat és rendeleteket (pl. NAV normák)
• rendelkezik újautó adatbázissal (Eurotax, Jato)

Mennyit érdemes fizetni egy jó alkalmazásért?

Ez egy jó kérdés.

Megint a TCO-ra hivatkoznék. Egy középkategóriás autó havi TCO költsége 200 – 250 ezer forint. 50 darabos flottánál ez 10 – 12 millió havonta és 120 – 150 millió évente. Jelenleg vannak alkalmazások (tudástól függően) 300 – 1500 Ft/autó/hónap díjon. Ha van autóra havi 200 ezer akkor szerintem érdemes még fél százaléknyi TCO-t rászánni a flotta működtetésére.

Hogy megvesszük egyszerre vagy havi díjas szolgáltatásként jutunk hozzá az ízlés és költségvetés-kezelés kérdése. Az elején mindkettőnél van bevezetési költség. Ha megvesszük, akkor egyszeri beruházással egy nagy része letudható, de valamilyen folyamatos támogatást kell kapjunk. Erre figyeljünk oda. Ha saját szerveren üzemeltetjük, akkor az informatikusoknak az feladatot jelent, főleg, ha több telephelyről vagy otthonról akarjuk használni.

Az SaaS szolgáltatás a legegyszerűbb. Nincs beruházás, nincs telepítés. Az Informatikai részleget nem terheljük többlet feladattal. Automatikusan kaphatunk verziófrissítést, jogszabálykövetést és bárhonnan használhatjuk. Kiszámítható, jól tervezhető a büdzsébe. Figyelem, az adatbiztonságra itt is oda kell figyelni!

Bármelyiket is választjuk szerintem behozzák ezt a ráfordítást, hiszen látni lehet hol lukas a flottakezelés, hol folyik el több pénz, mint kellene. Kiszűrhetők a fölösleges szerviz beavatkozások, a gyanús vagy egyszerűen csak rossz használatból adódó túlfogyasztások és extrém kopások (fék, kuplung), a kirívó baleseti hányad, a hamar leírt gumiabroncsok. Ez már most több, mint amennyibe maga a szoftver kerülne.

Emellett a használó kollégák is hálásak lesznek, mert nem kell Excel táblákat bűvölniük egész nap. Oda tudnak figyelni részletekre is.

Nem beszélve a gépjármű használókról, akik magasabb szintű kiszolgálást kapnak.

És a vezetőség is boldog lesz, mert egy jobban tervezett, és betartott költségvetést kap.